1.7 Roles y funciones del administrador

1.7 Roles y funciones del administrador

Según la teoría neoclásica, las funciones del administrador corresponden a los elementos de la administración que Fayol definió en su momento (planear, dirigir, organizar  y controlar) con una apariencia actualizada

De modo general, en la actualidad se acepta las funciones básicas del administrador son planeación, la organización, la dirección y el control. Las funciones del administrador, es decir, el proceso administrativo, forman algo más que una secuencia  cíclica, pues están íntimamente relacionadas  en interacción dinámica. 

PLANEACIÓN

Las empresas no trabajan sobre la base de la improvisación. En ellas , casi todo se planea cvon anticipación. La planeación figura como la primera  función administrativa precisamente por la que sirve de base a las demás.

Planear es definir los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos. La planeación determina a donde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuando, como y en qué orden.

Establecimiento de objetivos: la planeación  es u8n proceso que empieza por definir los objetivos y los planes para alcanzarlos, el punto de partida de la planeación es el establecimiento de los objetivos por alcanzar.

Los objetivos de las organizaciones pueden visualizarse en una jerarquía que va desde los objetivos generales de la organización  hasta los objetivos operativos u operacionales            que implican simples instrucciones de rutina cotidiana.

La jerarquía de objetivos, surge el desglose de los mismos. A partir de los objetivos organizacionales, la empresa puede fijar sus políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos v y normas.

Además de la jerarquía de objetivos, también existe una jerarquía de planeación. En este sentido, existen tres niveles diferentes de planeación: estratégica, táctica y operacional.

Planeación estratégica: Proyectada a largo plazo, varios años , con sus efectos y consecuencias, cobija la empresa  como una totalidad, abarca todos los recursos y aéreas de actividad, y se preocupa por alcanzar los objetivos organizacionales.

Planeación táctica: proyectada a mediano  plazo, generalmente a un periodo anual, cobija a cada departamento, abarca sus recursos específicos y se preocupa por alcanzar los objetivos del departamento.

Planeación operacional: planeación de cada tarea o actividad. Proyectada a corto plazo, para lo inmediato, se preocupa para alcanzar las metas específicas.

ORGANIZACIÓN

Organización social  orientada a alcanzar objetivos específicos y estructurados deliberadamente. L a organización es una entidad social porque conforman personas; está orientada a objetivos por que se halla diseñada para conseguir resultados, generar utilidades, proporcionar satisfacción social.

Organización formal: basada en la división racional del trabajo, que especializa órganos y personas en determinadas actividades.

Organización informal: emerge espontáneamente y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal, a partir de las relaciones humanas establecidas al desempeñarse en sus cargos.

Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo: el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la ejecución y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno.

La organización se puede diseñar en tres niveles diferentes:

Organización global: abarca la empresa como totalidad. Es denominado diseño organizacional.

Organización departamental: abarca cada departamento de la empresa.

Organización de tareas y operaciones: enfoca las tareas, actividades u operaciones especificas.

DIRECCIÓN

La dirección, tercera función administrativa, sigue a la planeación y la organización. Este es el papel de la dirección: poner en acción y dinamizar la empresa: La dirección está relacionada con la acción, como la puesta en marcha, y tiene mucho que ver con las personas. Está directamente relacionada con la disposición de los recursos humanos de la empresa.

Las personas necesitan dedicarse a sus cargos y funciones, entrenarse, guiarse y motivarse para alcanzar los resultados  que se esperan de ellas.

Dirigir significa  interpretar los planes y dar las instrucciones sobre como ejecutarlos para conseguir los objetivos pretendidos: los directores dirigen a los gerentes, estos a los supervisores y estos dirigen a los empleados u obreros. L a dirección puede darse en tres niveles.

Dirección global: abarca empresas coma una totalidad; es la dirección propiamente dicha.

Dirección departamental: abarca a cada departamento o unidad de la empresa es la llamada gerencia.

Dirección operacional: orienta a cada grupo de personas o tareas es la llamada  supervisión.

CONTROL

La palabra control tiene varios significados en  la administración. Los tres principales son:

Control como función restrictiva y coercitiva utilizando con el fin de cohibir o limitar ciertos tipos de desvíos indeseables o de comportamientos no aceptados.

Control como sistema automático de regulación utilizado con el fin de mantener un sistema en funcionamiento.

Control como función administrativa forma parte del proceso administrativo del mismo modo que la planeación,  organización y la dirección.

 La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planteo organizo y dirigió, se ajuste tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos.

El control es un proceso cíclico compuesto en cuatro fases:

 Establecimiento de estándares o criterios: los  estándares representan el desempeño deseado. Los criterios representan las normas que guían las decisiones.

La observación del desempeño: para controlar el desempeño es necesario conocer algo respecto  de este.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: toda actividad experimenta alguna variación, erros  o desviación.

Acción correctiva: el objetivo del control es mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos para conseguir los objetivos de mejor manera.

Espesativas mitos y realidades del estudio de la administración

La necesidad de conocimiento y la necesidad de una habilidad para dirigir y coordinar grupos aumentan conforme se asciende en la pirámide jerárquica  de las organizaciones, dado que el licenciado en administración ocupe, cada vez  con mayor frecuencia, puestos de dirección de mayor jerarquía e importancia.

Las funciones asignadas al administrador

El administrador profesional ha realizado tradicionalmente tres funciones en nuestra sociedad

1.7.1                         LA ADMINISTRACION COMO PROFESION

En un principio el administrador sé tenia como una persona que supervisaba otras tareas, con la aplicación del método científico se encontró que mediante este método se podían observar los hechos externos estudiarlos y con base en esto tomar decisiones.

Con la aplicación de estas técnicas en administración se mejoro notoriamente este arte.

El administrador profesional, en principio, domina de manera superior la técnica de administrar y, además, es experto conocedor de la situación de empresas o gobiernos (según su especialidad), la cual puede explicar con bases científicas. Además está capacitado para innovar las organizaciones y producir nuevos conocimientos, es decir para contribuir a desarrollar la profesión.

Complementario al nivel licenciatura existen las maestrías, orientadas a profundizar el dominio de la disciplina y capacitar para la comunicación del conocimiento; existen los doctorados cuya finalidad es, en esencia, desarrollar la capacidad de innovación y la producción de nuevos conocimientos.

En consecuencia también es administrador quien posee el conocimiento, profesión u oficio de administrar. En esto deberá actualizarse el significado del término.

Al ampliarse el concepto del administrador se amplía el campo de acción correspondiente. Además de administrar, el administrador profesional puede desempeñarse como docente, investigador, asesor, prestador de servicios de su especialidad, escritor y periodista en materia de empresas y gobiernos, etc.

Estas posibilidades profesionales deben ser tomadas en consideración al diseñar los planes de estudio correspondientes. La diferenciación precisa de los niveles de formación de los administradores servirá para definir con claridad y exactitud los objetivos de cada nivel de instrucción, así como el perfil de conocimientos necesarios al administrador profesional o técnico.

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados gerente , administradores etc.

Un gerente es una  responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.

Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes esta sujeta a la otra.

Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.

Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:

Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo  de otros empleados.

Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.

Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo  y espacio en una empresa  útil y efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.

 1.7.2                     CAMPOS DE ACTIVIDAD PROFESIONAL

El campo de actividad profesional es la decisión de trabajo organizacional determina en alto grado los campos de acción del LAE.

 El Licenciado en administración de empresas desempeñándose en áreas fundamentales tales como: producción, finanzas, recursos humanos, comercialización, informática, compras, y asesoría.
Como profe sionista el L.A.E. también trabaja en las áreas de consultoría y asesoría cuando en forma independiente analiza problemas específicos de sus clientes.En Universidades, Tecnológicos y en otras instituciones de nivel medio superior los administradores trabajan en el campo de la docencia e investigación. En el sector público en cualquiera de los tres niveles de gobierno el Licenciadoen administración se desenvuelve en el área de la administración pública.

En la actualidad, la administración se aplica en cualquier actividad organizada: desde la realización de un evento deportivo hasta el lanzamiento de un cohete interespacial, siendo imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier organismo social.

1.7.3                              CAPACIDADES Y HABILIDADES DEL ADMINISTRACIÓN

DEFINICIONES DE CAPACIDAD Y HABILIDAD  CAPACIDAD: Virtud que permite dar ordenes en vez de trabajar HABILIDAD: capacidad para coordinar determinados movimientos, realizar ciertas tareas o resolver algún tipo de problemas. El estudio de las habilidades, de su desarrollo, tipos y mecanismos subyacentes interesa especialmente a la psicología del desarrollo y de la educación. Las habilidades pueden será prendidas o no. La  supervivencia de muchas especies está garantizada debido a que algunas habilidades son el resultado de un proceso de maduración. En el ser humano cierto número de habilidades motoras son fruto de dicho proceso, pero la capacidad de adaptación a los cambios del medio va siempre unida a la de desarrollan habilidades a través del aprendizaje. Las habilidades se suelen clasificar en preceptúales, perceptivo-motoras y mentales, y sus características esenciales son la eficacia y la flexibilidad. Una habilidad es eficaz cuando se

Ejecuta con exactitud, rapidez y economía; su flexibilidad permite dar una respuesta eficaz ante nuevas situaciones. El término liderazgo desde el punto de vista administrativo, es la habilidad de una persona

Para influir sobre los miembros de un grupo y para alcanzar los objetivos planteados, de una empresa o de cualquier otra institución.

El líder dirige por medio de la persuasión, porque sabe darle a su personal una causa noble, capaz de motivar a los subordinados para luchar por ella. Es decir, la interacción entre líder y dirigidos supone así una especie de intercambio psicológico y económico. En cuanto a la parte económica, por lo general se trata de un salario; por el lado psicológico, es un poco más complejo y variado; puede incluir la seguridad, o el placer de tener una relación gratificante con nuestros compañeros de trabajo, o la sensación de sentirse satisfecho cuando el grupo llega a una de las metas fijadas, etcétera. Todo esto nos permite tomar conciencia de la gran responsabilidad que los líderes coordinadores o jefes de bibliotecas- tienen cuando se empeñan en lograr la excelencia. El modelo de líder en las bibliotecas que quieren llegar a la excelencia es aquel que quiere vivir optimizándola permanentemente. Para tal efecto se sugieren las siguientes características en cuanto a las habilidades del líder en cuestión. El liderazgo de excelencia es el que marca el logro de objetivos de una organización, asimismo es considerado como una manera concreta de realizar "una parte" del quehacer directivo, es decir, la parte que se ocupa de "mover" la organización, los estudios realizados a través del tiempo, han ayudado a desarrollar varios enfoques de liderazgo y con ellos diversos estilos de dirigir. El administrador es una persona que debe poseer habilidades técnicas, de pensamiento, humanas y conceptuales que le permitan dirigir adecuadamente el recurso humano que tiene a su cargo. Por otra parte se considera importe que el administrador moderno debe poseer visión estratégica, capacidad concertadora, integradora, innovadora y sobre todo desarrollar su estilo de liderazgo que se ajuste a las necesidades y requerimientos de la cultura organizacional de la empresa en que desempeñe.