1.6 Tópicos, técnicas y procesos emergentes de la administración

1.6 Tópicos, técnicas y procesos emergentes de la administración 

Definición de Tópico

La palabra tópico sirve para designar a un tema, para hacer referencia a una idea o a una forma de estereotipo que suele aplicar en determinadas situaciones o momentos. Un Tópico puede ser entendido como un tema del cual hablar o investigar, es el objeto de discusión por ejemplo cuando se dice que la inseguridad es el tópico del día. La idea de tópico se relaciona más que nada con la comunicación así como también con la literatura o el arte ya que un tópico literario puede ser un tema literario sobre el cual redactar.

El Tópico o asunto de una discusión es aquello sobre lo que se centra la acción discursiva independientemente de los comentarios circunstanciales que se puedan formar en cada situación. Cuando se organizan debates o exposiciones se suele especificar un tópico que será el tema sobre el cual debatir o hablar y sobre el cual deberán versar todos los comentarios que se hagan.

Al mismo tiempo, la noción de tópico se aplica a la gramática, siendo el tópico el centro de la oración sin el cual la misma no se entendería. Un ejemplo de esto es en una oración con sujeto y predicado como La casa es roja, el tópico de la misma puede ser justamente la casa.

Tópicos de Administración.

Pudiera ser que las actividades que desarrollamos en nuestros centros de trabajo no siempre nos hacen felices, esto significa que haremos el trabajo solo por tener que hacerlo, tal vez lo hagamos muy bien, pero podríamos alcanzar los mejores resultados conociéndonos mejor mediante nuestros intereses.

Hay que determinar cuáles son las actividades que nos hacen felices, no en cuales somos mejores; para esto, no sería de mucha utilidad poder detectar cuáles son esos intereses y buscar la manera realizar nuestras actividades alineadas lo mayormente posible con ellos y con los de la empresa o institución en la que trabajemos.

Intereses de vida profundamente arraigados

1. Aplicación de la tecnología.- a estas personas les interesan cómo funcionan las cosas, o un proceso para resolver el problema.

2. Análisis cuantitativo.- Son las personas que ven los números como lo mejor para resolver un problema.

3. Desarrollo de teoría y pensamiento conceptual.- Les da placer pensar en ideas

Abstractas, le interesa más el porqué de una estrategia que para qué sirve.

4. Producción creativa.- Las personas disfrutan más el principio de los proyectos que a la mitad o al final de éstos, buscan soluciones creativas de cosas que se desconocen.

5. Asesoría y consultoría.- Guían a sus colegas y clientes a un mejor desarrollo.

6. Manejo de personas y relaciones.- Disfrutan el trato con las personas que ven a diario, no les interesa ver crecer a las personas.

7. Control empresarial.- Son las más felices cuando tienen la autoridad última en la toma de decisiones.

8. Influencia a través del lenguaje y la ideas. - Las personas aman escribir o hablar, son excelentes negociadores.

Definición de Técnica:

(Del griego téchne, que significa arte). La técnica es un conjunto de saberes prácticos o procedimientos para obtener el resultado deseado. Una técnica puede ser aplicada en cualquier ámbito humano: ciencias, arte, educación etc. Aunque no es privativa del hombre, sus técnicas suelen ser más complejas que la de los animales, que sólo responden a su necesidad de supervivencia.

En los humanos la técnica muchas veces no es consciente o reflexiva, incluso parecería que muchas técnicas son espontáneas e incluso innatas.

La técnica requiere de destreza manual y/o intelectual, generalmente con el uso de herramientas. Las técnicas suelen transmiten de persona a persona, y cada persona las adapta a sus gustos o necesidades y puede mejorarlas.

La técnica surgió de la necesidad humana de modificar su medio. Nace en la imaginación y luego se lleva a la concreción, siempre de forma empírica. En cambio la tecnología surge de forma científica, reflexiva y con ayuda de la técnica (desde el punto de vista histórico).

La tecnología puede verse como el estudio del conjunto de técnicas.

Otra definición de técnica: "Supone el razonamiento inductivo y analógico de que en situaciones similares una misma conducta o procedimiento produce el mismo efecto, cuando éste es satisfactorio. Es por tanto el ordenamiento de la conducta o determinadas formas de actuar y usar herramientas como medio para alcanzar un fin determinado."

Características de la técnica

a) Nace en la imaginación y luego se pone en práctica, muchas veces nace de la prueba y el error.

b) Se suele transmitir entre personas y se mejora con el tiempo y la práctica.

c) Cada persona le imprime su sello personal.

d) No es exclusiva de los humanos, aunque sus técnicas son más complejas.

Técnicas y Procesos Emergentes de la Administración.

La Gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización.

Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir.

En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento.

En detalle, se refiere a las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar la disponibilidad de la información llevada a cabo por los individuos dominantes y facilitar la toma de decisiones, así como reducir el riesgo. Es un mercado del software y un área en la práctica de la consultoría, relacionada a disciplinas tales como inteligencia competitiva.

Un tema particular de la administración del conocimiento es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en forma digital, tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años de experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con menos experiencia no puede reconocer.

El proceso de la Administración del Conocimiento, también conocido en sus fases de desarrollo como "aprendizaje corporativo" o "aprendizaje organizacional", tiene principalmente los siguientes objetivos:

·        Identificar, recoger y organizar el conocimiento existente.

·        Facilitar la creación de nuevo conocimiento.

·        Apuntalar la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a través de organizaciones para lograr un mejor desempeño en la empresa.

Técnicas de planeación

Las técnicas para formular planes, y para representarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia: hay casi tantas técnicas, como diversas de planes, sin embargo, las más usadas son las siguientes:

·        Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.

·        Diagramas de proceso y flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento.

·        Gráficas de Gantt, que tiene por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

·        Programas de muy diversas formas, pero, especialmente los que representan bajo la característica explicada otras, de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.

·        Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (Program evaluation and review technique), CMP (Critical Path Method), y RAMPS (Resource allocation an multi proyect sheduling), todo los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de técnicas de trayectoria critica, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, de aquella secuencia de operaciones que resulten la mas larga y costosa, ya que, de nada serviría acortar otra secuencia necesaria y colaterales a la primera, si esta detiene y dificulta el avance general.

Técnicas de organización

1a Regla. Debe da hacerse, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.

2a. Regla. Debe de definieres en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar:

Que se encuentren dos o más idénticas.

Que se encuentren algunas superposiciones parciales.

3a. Regla. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.

4a. Regla. Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean realizar.

5a. Regla. Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnan las funciones obtenidas en unidades concretas de organización.

6a. Regla. La forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser doble.

Técnicas de control

Las técnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden que tan bien esta la situación financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la producción.

Inclusive otras herramientas de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las herramientas de control varían en gran medida en su diseño y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objetivo: determinar variaciones de los estándares deseados de manera que la administración pueda tomar las medidas correctivas, la oportunidad de depender de la naturaleza de la actividad que sé está midiendo y de la propia herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden brindar a la administración la información necesaria para mantener el curso de actuación de la empresa.

Estados financieros

La medición y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a través del análisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la información contable bajo la forma de estados financieros.

Los principales estados financieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de flujo efectivo.

Análisis de Razones

El análisis de razones es útil como medida de la actuación de la empresa en el actual año.

Los resultados del presente año se podrían comparar con los periodos anteriores de manera que se puedan detectar las tendencias. Además, se podrán hacer comparaciones con otras empresas de la industria o con los promedios para la industria en conjunto. Una vez que se posean este tipo de información, los otorgantes de crédito o prestamistas y los inversionistas podrían decidir mejor si desean o no colocar su dinero en la empresa. Para efecto de control interno, la administración debería utilizar el análisis de razones para poder fortalecer punto débil y revertir tendencias que se están moviendo en una dirección o sentido negativo.

Presupuestos

Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios.

Dentro de los presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto de inversiones a largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo.

Algunos presupuesto se pueden expresar en términos distintos al monetario, como sería el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de utilización de maquinaria de una empresa manufacturera.

Sistema de Control Logístico

Utilizando un sistema de control logístico, la administración determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si existiera una acción específica que pudiera dar como resultado una eficiencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto. Esto podrá significar que intentos bien intencionados de reducir costos en una áreas de actividad (Como es el control de inventarios), podrán ser o no ser los mejores para el bien del sistema global.

Cada acción que se tome deberá contemplarse desde el punto de vista de lo que sea mejor para el sistema mayor.

Más de Técnicas y Procesos Emergentes de la Administración.

La técnica opera los objetos según procedimientos y reglas que normalizan la operación y los transforman.

Transforma la realidad (opera la realidad). La técnica completa a la ciencia.

Sin la técnica las explicaciones de la ciencia quedan a escala teórica, no pueden ser instrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de la misma. La técnica es el vehículo natural de instrumentación de los descubrimientos de la ciencia.

La técnica realimenta a la ciencia al determinar la necesidad de mayor investigación y profundización de ciertas áreas.

TÉCNICAS DE LA ADMINISTRACION

Constituyen el conjunto de procedimientos, que se aplican en forma directa e indirecta a las personas, cargos, secciones, obtención y suministro de datos de competencia de la Administración de Recursos Humanos; Estas técnicas se constituyen en herramientas indispensables en la dirección del área de recursos humanos, por lo que se hace necesario conocerlo y aplicarlo, muy al margen de los problemas laborales.

No olvidemos que la administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio así mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar también que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus miembros. La selección de personal, por ejemplo surge cuando la organización presenta un desequilibrio interno originado por la necesidad de nuevo personal para cubrir los objetivos empresariales.