1.7 Roles y funciones del administrador
Según la teoría neoclásica, las funciones del administrador
corresponden a los elementos de la administración que Fayol definió en su
momento (planear, dirigir, organizar y
controlar) con una apariencia actualizada
De modo general, en la actualidad se acepta las funciones básicas del
administrador son planeación, la organización, la dirección y el control. Las
funciones del administrador, es decir, el proceso administrativo, forman algo
más que una secuencia cíclica, pues
están íntimamente relacionadas en
interacción dinámica.
PLANEACIÓN
Las empresas no trabajan sobre la base de la improvisación.
En ellas , casi todo se planea cvon anticipación. La planeación figura como la
primera función administrativa
precisamente por la que sirve de base a las demás.
Planear es definir los objetivos y escoger anticipadamente
el mejor curso de acción para alcanzarlos. La planeación determina a donde se
pretende llegar, lo que debe hacerse, cuando, como y en qué orden.
Establecimiento de objetivos: la planeación es u8n proceso que empieza por definir los
objetivos y los planes para alcanzarlos, el punto de partida de la planeación
es el establecimiento de los objetivos por alcanzar.
Los objetivos de las organizaciones pueden visualizarse en
una jerarquía que va desde los objetivos generales de la organización hasta los objetivos operativos u
operacionales que implican
simples instrucciones de rutina cotidiana.
La jerarquía de objetivos, surge el desglose de los mismos.
A partir de los objetivos organizacionales, la empresa puede fijar sus
políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos v y normas.
Además de la jerarquía de objetivos, también existe una
jerarquía de planeación. En este sentido, existen tres niveles diferentes de
planeación: estratégica, táctica y operacional.
Planeación estratégica: Proyectada a largo plazo, varios
años , con sus efectos y consecuencias, cobija la empresa como una totalidad, abarca todos los recursos
y aéreas de actividad, y se preocupa por alcanzar los objetivos
organizacionales.
Planeación táctica: proyectada a mediano plazo, generalmente a un periodo anual,
cobija a cada departamento, abarca sus recursos específicos y se preocupa por
alcanzar los objetivos del departamento.
Planeación operacional: planeación de cada tarea o
actividad. Proyectada a corto plazo, para lo inmediato, se preocupa para
alcanzar las metas específicas.
ORGANIZACIÓN
Organización social
orientada a alcanzar objetivos específicos y estructurados
deliberadamente. L a organización es una entidad social porque conforman
personas; está orientada a objetivos por que se halla diseñada para conseguir
resultados, generar utilidades, proporcionar satisfacción social.
Organización formal: basada en la división racional del
trabajo, que especializa órganos y personas en determinadas actividades.
Organización informal: emerge
espontáneamente y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la
organización formal, a partir de las relaciones humanas establecidas al
desempeñarse en sus cargos.
Organización como función
administrativa y parte integrante del proceso administrativo: el acto de
organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la
ejecución y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada
uno.
La organización se puede diseñar en
tres niveles diferentes:
Organización global: abarca la empresa
como totalidad. Es denominado diseño organizacional.
Organización departamental: abarca cada
departamento de la empresa.
Organización de tareas y operaciones:
enfoca las tareas, actividades u operaciones especificas.
DIRECCIÓN
La dirección, tercera función
administrativa, sigue a la planeación y la organización. Este es el papel de la
dirección: poner en acción y dinamizar la empresa: La dirección está
relacionada con la acción, como la puesta en marcha, y tiene mucho que ver con
las personas. Está directamente relacionada con la disposición de los recursos
humanos de la empresa.
Las personas necesitan dedicarse a sus
cargos y funciones, entrenarse, guiarse y motivarse para alcanzar los
resultados que se esperan de ellas.
Dirigir significa interpretar los planes y dar las
instrucciones sobre como ejecutarlos para conseguir los objetivos pretendidos:
los directores dirigen a los gerentes, estos a los supervisores y estos dirigen
a los empleados u obreros. L a dirección puede darse en tres niveles.
Dirección global: abarca empresas coma
una totalidad; es la dirección propiamente dicha.
Dirección departamental: abarca a cada
departamento o unidad de la empresa es la llamada gerencia.
Dirección operacional: orienta a cada
grupo de personas o tareas es la llamada
supervisión.
CONTROL
La palabra control tiene varios significados
en la administración. Los tres
principales son:
Control como función restrictiva y
coercitiva utilizando con el fin de cohibir o limitar ciertos tipos de desvíos
indeseables o de comportamientos no aceptados.
Control como sistema automático de
regulación utilizado con el fin de mantener un sistema en funcionamiento.
Control como función administrativa
forma parte del proceso administrativo del mismo modo que la planeación, organización y la dirección.
La finalidad del control es asegurar que los
resultados de aquello que se planteo organizo y dirigió, se ajuste tanto como
sea posible a los objetivos previamente establecidos.
El control es un proceso cíclico
compuesto en cuatro fases:
Establecimiento de estándares o criterios:
los estándares representan el desempeño
deseado. Los criterios representan las normas que guían las decisiones.
La observación del desempeño: para
controlar el desempeño es necesario conocer algo respecto de este.
Comparación del desempeño con el
estándar establecido: toda actividad experimenta alguna variación, erros o desviación.
Acción correctiva: el objetivo del
control es mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos para
conseguir los objetivos de mejor manera.
Espesativas mitos y realidades del
estudio de la administración
La necesidad de conocimiento y la
necesidad de una habilidad para dirigir y coordinar grupos aumentan conforme se
asciende en la pirámide jerárquica de
las organizaciones, dado que el licenciado en administración ocupe, cada
vez con mayor frecuencia, puestos de
dirección de mayor jerarquía e importancia.
Las funciones asignadas al
administrador
El administrador profesional ha
realizado tradicionalmente tres funciones en nuestra sociedad
1.7.1 LA ADMINISTRACION COMO PROFESION
En un principio
el administrador sé tenia como una persona que supervisaba otras tareas, con la
aplicación del método científico se encontró que mediante este método se podían
observar los hechos externos estudiarlos y con base en esto tomar decisiones.
Con la aplicación
de estas técnicas en administración se mejoro notoriamente este arte.
El administrador profesional, en
principio, domina de manera superior la técnica de administrar y, además, es
experto conocedor de la situación de empresas o gobiernos (según su
especialidad), la cual puede explicar con bases científicas. Además está
capacitado para innovar las organizaciones y producir nuevos conocimientos, es
decir para contribuir a desarrollar la profesión.
Complementario al nivel licenciatura
existen las maestrías, orientadas a profundizar el dominio de la disciplina y
capacitar para la comunicación del conocimiento; existen los doctorados
cuya finalidad es, en esencia, desarrollar la capacidad de innovación y la
producción de nuevos conocimientos.
En consecuencia también es
administrador quien posee el conocimiento, profesión u oficio de administrar.
En esto deberá actualizarse el significado del término.
Al ampliarse el concepto del
administrador se amplía el campo de acción correspondiente. Además de
administrar, el administrador profesional puede desempeñarse como docente,
investigador, asesor, prestador de servicios de su especialidad, escritor y
periodista en materia de empresas y gobiernos, etc.
Estas posibilidades profesionales deben
ser tomadas en consideración al diseñar los planes de estudio correspondientes.
La diferenciación precisa de los niveles de formación de los administradores
servirá para definir con claridad y exactitud los objetivos de cada nivel de
instrucción, así como el perfil de conocimientos necesarios al administrador
profesional o técnico.
En fin la administración consiste
en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas
las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para
alcanzar sus metas, llamados gerente ,
administradores etc.
Un gerente es una responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para
alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.
Los Gerentes actúan mediante relaciones que
son vías de dos sentidos; una de las partes esta sujeta a la otra.
Los gerentes actúan mediante relaciones que
tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.
Son individuos en una organización
que dirigen las actividades de otros. Estos también podrán tener algunas
responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:
Los operativos son personas que trabajan
directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de
supervisar el trabajo de otros
empleados.
Los administradores dirigen las actividades de
otras gentes.
Los administradores convierten un
conjunto de recursos humanos, materiales,
técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos
del grupo.
1.7.2 CAMPOS DE ACTIVIDAD PROFESIONAL
El campo de actividad
profesional es la decisión de trabajo organizacional determina en alto grado
los campos de acción del LAE.
El Licenciado en administración de empresas
desempeñándose en áreas fundamentales tales como: producción, finanzas,
recursos humanos, comercialización, informática, compras, y asesoría.
Como profe sionista el
L.A.E. también trabaja en las áreas de consultoría y asesoría cuando en forma
independiente analiza problemas específicos de sus clientes.En Universidades,
Tecnológicos y en otras instituciones de nivel medio superior los
administradores trabajan en el campo de la docencia e investigación. En el
sector público en cualquiera de los tres niveles de gobierno el Licenciadoen
administración se desenvuelve en el área de la administración pública.
En la actualidad, la
administración se aplica en cualquier actividad organizada: desde la
realización de un evento deportivo hasta el lanzamiento de un cohete
interespacial, siendo imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier
organismo social.
1.7.3 CAPACIDADES Y HABILIDADES DEL ADMINISTRACIÓN
DEFINICIONES DE
CAPACIDAD Y HABILIDAD CAPACIDAD: Virtud
que permite dar ordenes en vez de trabajar HABILIDAD: capacidad para coordinar
determinados movimientos, realizar ciertas tareas o resolver algún tipo de
problemas. El estudio de las habilidades, de su desarrollo, tipos y mecanismos
subyacentes interesa especialmente a la psicología del desarrollo y de la
educación. Las habilidades pueden será prendidas o no. La supervivencia de muchas especies está
garantizada debido a que algunas habilidades son el resultado de un proceso de
maduración. En el ser humano cierto número de habilidades motoras son fruto de
dicho proceso, pero la capacidad de adaptación a los cambios del medio va
siempre unida a la de desarrollan habilidades a través del aprendizaje. Las
habilidades se suelen clasificar en preceptúales, perceptivo-motoras y
mentales, y sus características esenciales son la eficacia y la flexibilidad.
Una habilidad es eficaz cuando se
Ejecuta con
exactitud, rapidez y economía; su flexibilidad permite dar una respuesta eficaz
ante nuevas situaciones. El término liderazgo desde el punto de vista
administrativo, es la habilidad de una persona
Para influir sobre
los miembros de un grupo y para alcanzar los objetivos planteados, de una
empresa o de cualquier otra institución.
El líder dirige por
medio de la persuasión, porque sabe darle a su personal una causa noble, capaz
de motivar a los subordinados para luchar por ella. Es decir, la interacción
entre líder y dirigidos supone así una especie de intercambio psicológico y
económico. En cuanto a la parte económica, por lo general se trata de un
salario; por el lado psicológico, es un poco más complejo y variado; puede
incluir la seguridad, o el placer de tener una relación gratificante con
nuestros compañeros de trabajo, o la sensación de sentirse satisfecho cuando el
grupo llega a una de las metas fijadas, etcétera. Todo esto nos permite tomar
conciencia de la gran responsabilidad que los líderes coordinadores o jefes de
bibliotecas- tienen cuando se empeñan en lograr la excelencia. El modelo de
líder en las bibliotecas que quieren llegar a la excelencia es aquel que quiere
vivir optimizándola permanentemente. Para tal efecto se sugieren las siguientes
características en cuanto a las habilidades del líder en cuestión. El liderazgo
de excelencia es el que marca el logro de objetivos de una organización,
asimismo es considerado como una manera concreta de realizar "una
parte" del quehacer directivo, es decir, la parte que se ocupa de
"mover" la organización, los estudios realizados a través del tiempo,
han ayudado a desarrollar varios enfoques de liderazgo y con ellos diversos
estilos de dirigir. El administrador es una persona que debe poseer habilidades
técnicas, de pensamiento, humanas y conceptuales que le permitan dirigir
adecuadamente el recurso humano que tiene a su cargo. Por otra parte se
considera importe que el administrador moderno debe poseer visión estratégica,
capacidad concertadora, integradora, innovadora y sobre todo desarrollar su
estilo de liderazgo que se ajuste a las necesidades y requerimientos de la
cultura organizacional de la empresa en que desempeñe.